10 regole per scrivere una mail perfetta

1) Il campo più importante è quello dell’oggetto. Corrisponde al titolo di un articolo, se non è interessante, preciso, sintetico, nessuno vi leggerà. Evitate le parole singole, quelle  generiche e le domande. Da bocciare titoli come: Relazione dell’incontro, Domani appuntamento,  Preventivi. Saranno efficaci invece titoli come:

Relazione o verbale riunione del 19/ 5/2015 h15;

Richiesta appuntamento con responsabile ufficio marketing; Preventivi stampa guida di Venezia.

Non usare mai la funzione replay su una mail a cui abbiamo già risposto, ha un oggetto non pertinente e genera solo confusione.

2) No a toni troppo confidenziali. Gli emoticon (le faccine) sono ammessi solo se servono a migliorare l’efficacia della comunicazione: in generale saranno graditi se accompagnano l’invito a un party aziendale o a un appuntamento riguardante il tempo libero.

3) È sbagliato inserire per conoscenza destinatari non strettamente interessati al contenuto della mail. L’invio per conoscenza gerarchica, quello collegato a motivi organizzativi o a una mailing list, può essere effettuato con la funzione ccn, in copia nascosta; in tal modo le risposte perverranno solo al mittente.

4) Siate chiari con frasi brevi: riceviamo tutti molte mail e non abbiamo tempo da perdere. Se ci sono degli approfondimenti importanti allegate un documento.

5) L’utilizzo degli allegati dimostra intelligenza se non supera 1 mega, in caso contrario sorgeranno forti dubbi sulla vostra conoscenza della rete. Per file pesanti chiedete prima l’autorizzazione all’invio e, se concessa, utilizzate we transfer così non  intaserete la cartella di posta.

6) Le mail non vanno mai scritte in maiuscolo.

7) Alle mail si risponde. Sempre. È come quando uno vi saluta: se fate finta di niente generate malintesi.

8) Se la mail è di richiamo, di risposta a qualcuno che vi ha fatto arrabbiare o relativa a questioni legali, non scrivetela mai di getto, salvatela in bozze e rileggetela con attenzione e ad alta voce il giorno dopo prima di spedirla.

9) Negli altri casi rileggete sempre ad alta voce quello che avete scritto, per evitare errori di grammatica o di sintassi. In chiusura scartate formule fredde come Saluti o Distinti saluti, ma preferite Buona giornata, A presto o Cordiali saluti. E non firmate mai con le iniziali del nome, per esempio P o M.B., ma sempre con il nome per intero e con nome e cognome se vi rivolgete a persone con le quali non siete in confidenza.

10) In caso di assenza dall’ufficio impostate una risposta automatica che indichi la data del vostro ritorno in ufficio e la persona che vi sostituisce con i relativi recapiti.